La Oficina de Tecnologa de Informacin y Comunicaciones (OTIC) de la UNALM dio a conocer su propuesta de medidas necesarias y acciones correctivas en el uso servicio de almacenamiento de Google Workspace, para afrontar la problemtica presentada, por superar los lmites permitidos por Google.

El Dr. Jaime Porras Cerrn, jefe de la Oficina de Tecnologa de la Informacin y Comunicaciones (OTIC) de la UNALM, inform sobre las circunstancias alarmantes respecto al sistema de almacenamiento de Google Workspace Education, el cual se utiliza gratuitamente, y que, al ingresar a la consola de administracin, se ha notificado que esta institucin ha utilizado 1.41 PB de los 169 TB de almacenamiento permitido, representando un 853% de uso, es decir, 1,241 TB adicionales del permitido.

Es importante destacar que este cambio en los lmites de almacenamiento fue implementado por Google Workspace sin previo aviso, y tom vigor desde el 20 de abril de 2023, y ha dado plazo hasta el 17 de junio para liberar 1,241 TB de informacin. Las consecuencias del problema de almacenamiento son graves, ya que se podra paralizar el uso del correo electrnico y otros servicios, lo cual tendr un impacto negativo en las operaciones cotidianas de nuestra comunidad universitaria, seal el jefe de la OTIC, quien aadi que los elementos que ms consumen el almacenamiento son Google Photos, Drive, Correo electrnico, entre otros.

Es importante sealar que, la estandarizacin del almacenamiento permitira una mejor administracin del espacio y evitar que los usuarios excedan los lmites permitidos. Como plan de accin correctivo y en base al anlisis preliminar realizado en el uso del almacenamiento de Google Workspace, la OTIC propuso lo siguiente:

• Estandarizar temporalmente el almacenamiento en 4 GB por usuario.
• Suspender la creacin de correos, a excepcin de cuentas para alumnos y personal administrativo nuevo.
• Solicitar a las dependencias el listado de correos que utilizan y el sustento para seguir mantenindolos activos.
• Realizar un anlisis detallado del estado de los correos electrnicos.
• Establecer una poltica de gestin y administracin del uso de correo electrnico.

La propuesta de la OTIC tiene por objetivo garantizar una implementacin justa y equitativa para todos los miembros de la comunidad universitaria, en la que se indica que en un plazo no mayor a 30 das se remitir una poltica de uso del correo electrnico, en donde se analizar y evaluar el uso correcto del servicio de Google Workspace de la institucin.